مدير مكتب (مساعد شخصي)
معلومات الوظيفة
- المسمى الوظيفي: مدير مكتب (مساعد شخصي)
- المرجع الوظيفي: —
- فئة الوظيفة: محترف
- الدرجة الوظيفية: 13–15
- القسم: مكتب المدير العام
- المسؤول المباشر: المدير العام
أهداف الوظيفة
- دعم المدير العام من خلال إدارة مكتب المدير العام بكفاءة، بما يشمل إدارة العلاقات، الملفات، والمتابعة مع أعضاء مجلس الإدارة وأصحاب المصلحة الرئيسيين مثل الرؤساء والمديرين ورؤساء الأقسام والموظفين.
- الإشراف على الشؤون الإدارية واللوجستية لضمان التنسيق الفعال لأنشطة مكتب المدير العام، بما في ذلك الاجتماعات والزيارات وكل المتطلبات ذات الصلة، بالتعاون مع الجهات المعنية.
- دعم تنفيذ التوجيهات والتعليمات الصادرة عن المدير العام وضمان المتابعة الفعّالة مع أصحاب المصلحة ذوي العلاقة.
المهام والمسؤوليات والصلاحيات
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة جدول أعمال المدير العام، بما في ذلك الاجتماعات وترتيبات السفر والفعاليات الرسمية.
- التعامل مع المراسلات، الرسائل الإلكترونية، والمكالمات نيابة عن المدير العام.
- ضمان الالتزام ببروتوكولات الحوكمة في الشركة والحفاظ على السجلات السرية.
- الإشراف على العمليات اليومية لمكتب المدير العام.
- الإشراف على الموظفين الإداريين عند الحاجة وفق توجيهات المدير العام.
- التأكد من اطلاع المدير العام على القضايا الحرجة وملاحظات أصحاب المصلحة.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات المهنية والسرية.
- الحفاظ على السرية التامة في جميع الأمور المتعلقة بمجلس الإدارة ومكتب المدير العام.
- دعم إعداد، صياغة، وترجمة المراسلات الرسمية الصادرة عن مكتب المدير العام.
- الإشراف على تنظيم زيارات المدير العام واجتماعاته وضمان فعاليتها.
- التحضير للاجتماعات وإعداد العروض التقديمية وفق تعليمات المدير العام.
- التنسيق مع وحدات المنظمة لجمع البيانات والمعلومات والمستندات الداعمة وعرضها على المدير العام.
- حضور الاجتماعات التي يشارك فيها المدير العام وإعداد محاضر الاجتماع حسب التوجيهات.
- عرض المراسلات الواردة على المدير العام والحصول على التوجيهات اللازمة.
- الإشراف على أرشفة المراسلات الواردة والصادرة من خلال الأنظمة الرسمية.
- التنسيق لتوفير الدعم اللوجستي للزيارات الخارجية للمدير العام، بما في ذلك حجوزات السفر، الإقامة، النقل، والخدمات المرتبطة.
- التنسيق بشأن بروتوكولات استقبال الوفود والمسؤولين رفيعي المستوى في مقر الشركة.
- التنسيق مع الجهات الخارجية بشأن الزيارات والاجتماعات الرسمية التي تشمل المدير العام.
- التنسيق مع المدير العام بشأن المراسلات الواردة من الخارج.
- متابعة تنفيذ المشاريع والبرامج المتعلقة بمكتب المدير العام وإعداد التقارير الدورية.
- متابعة الأمور العاجلة التي تتطلب تنسيقاً مباشراً مع المدير العام وضمان اتخاذ الإجراءات المناسبة فوراً.
- دعم اتخاذ القرارات بشأن الأمور المحالة إلى مكتب المدير العام.
- متابعة تنفيذ توصيات المدير العام مع الوحدات التنظيمية ذات العلاقة وتسجيلها في أنظمة المتابعة.
- إعداد تقارير دورية عن فعالية تنفيذ التوصيات ومؤشرات الأداء المتعلقة بها، وتقديم مقترحات التحسين عند الحاجة.
- أداء أي مهام أخرى يكلف بها المدير العام ضمن نطاق الدور الوظيفي.
متطلبات الوظيفة
– مهارات السلوكية
- الوعي المؤسسي – مرتفع
- التواصل والتفاعل مع أصحاب المصلحة – مرتفع
- القدرة على التكيف والسلوك الأخلاقي – مرتفع
- الدقة وسرعة التنفيذ – مرتفع
- التفكير التحليلي وحل المشكلات – مرتفع
- الحفاظ على السرية – مرتفع
– المهارات الفنية / المهنية
- مراقبة الالتزام وإعداد التقارير – مرتفع
- المعرفة بالأطر القانونية والتنظيمية – مرتفع
- مهارات الكتابة الفنية والعروض التقديمية – مرتفع
- إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية – مرتفع
- إجادة استخدام تطبيقات الحاسوب وبرامج المكتب – مرتفع
– المؤهلات الأكاديمية
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، القانون، العلاقات الدولية، أو ما يعادلها.
- يفضل حصول المتقدم على درجة الماجستير.
– الشهادات المهنية (يفضل)
- أخصائي مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office Specialist)
- محترف إدارة المكاتب (Certified Office Management Professional)
- المحترف الإداري المعتمد (Certified Administrative Professional)
- أو أي شهادات مكافئة.
– الخبرة
- خبرة لا تقل عن 1–2 سنوات في دور مماثل.
